Det virtuelle møde
Nogle gange giver det bedre mening at mødes virtuelt og virtuelle møder er nu aktuelle som aldrig før. Virtuelle møder kan benyttes både internt og eksternt, men det kræver nytænkning og fokus fra din organisation, hvis I vil lykkes.
Det er noget helt andet at afvikle virtuelle møder/events sammenlignet med det fysiske møde og det er helt sikkert ikke løsningen at spejle fysiske møder og virtuelle møder 1:1.
I processen før, under og efter et virtuelt møde kan det vise sig at være lønsomt at mixe medier som det fysiske møde og det virtuelle møde. Få dem til at spille sammen også med de sociale medier.
I funky Business tror vi på effekten af det virtuelle møde i mange sammenhænge. Vi ser ikke det virtuelle møde som en erstatning for det fysiske møde, men som et supplement.
Funky Business vil gerne være din virtuelle partner
I Funky Business er vi gode til udvikling og afvikling af virtuelle møder og den kommunikation der skal skabes omkring mødet. Vi tilbyder løsninger fra A til Z og samarbejder med nogle af landets dygtigste leverandører og udbydere inden for netop virtuelle møder og tilbyder rådgivning og afvikling inden for følgende områder:
- Strategisk sparring omkring indhold og budskaber
- Sparring i forhold til opbygning af program for dit virtuelle møde herunder involvering af dine deltagere
- Rådgivning i forhold til målgruppe
- Rådgivning i forhold til kommunikation omkring dit virtuelle møde
- Træning af indlægsholdere
- Streaming platform for afvikling
- Sparring i forhold til hvilke formater i skal udkomme i
- Teknik til afvikling i studie eller på andre locations
- Produktion af film, Podcast m.m.
- Grafisk arbejde som animationer, explainer graphics m.m.
- Dokumentation og indsamling af vigtig data fra det virtuelle møde
- Ophæver geografien
- Giver mulighed for hyppigere kontakt og kan nå ud til flere i organisationen
- Giver mulighed for at se/gense indhold efter mødet
- Giver mulighed for at dele relevante dokumenter digitalt under mødet og efterfølgende
- Giver mange digitale muligheder for deltagerinvolvering
- Du kan sparer ressourcer
– Rejseomkostninger
– Tid – rejsetid
– Hotel og forplejning
– Miljø - Indsamling af vigtig data
Det er afgørende for din succes at du har styr på og mestrer de digitale vaner som vi har virtuelt.
Virtuelle møder er i sin rene form mere uformelt og man er som deltager mere anonym bag skærmen.
Virtuelt har vi andre forventninger end når vi mødes fysisk og alt andet der kunne være mere interessant, er kun et klik væk.
- Vi vil være hovedrollen i egen film
- Vi vil have autensitet – vi skal udnytte dette
- Vi vil have mikrolæring just in time
- Vi vil involveres, ikke være passive TV kiggere
- Vi vil have fart på og pitstops undervejs
- Vi er i højere grad til det uformelle i det virtuelle rum
- Vi kan håndtere flere medier på samme tid
- Vi vil have House parties – Poppe ind/ud når det passer os – vi vil lege/spille – det må gerne være mere kaotisk
Den digitale modtagers attention span er langt mindre end i den fysiske verden. Og du har langt sværere ved at inddrage det sociale aspekt, når dine deltagere sidder bag skærmen og ikke oplever den sporadiske sociale kontakt. Det stiller store krav til dit indhold, formen på dit møde, platformene du afvikler fra, formaterne du udkommer i, indlægsholdernes performance, teknikken, layoutet, kompositionen af dit møde, involvering af dine deltagere m.m.
- Modtagerens opmærksomhed er sværere at fastholde virtuelt og den er kort(3-5 min.)
- Vi skal tænke nye formater og vi skal blande formater – For at fastholde deltagerengagementet over tid
– Ikke spejle fysiske og virtuelle møder 1:1
– Måske flere men kortere møder, måske en møderække(vi kan mødes virtuelt flere gange end fysisk med samme eller mindre ressourceforbrug) - Et møde/seminar kan være en blanding af forskellige elementer, for at fastholde modtagerens opmærksomhed
– LIVE – kort f.eks. mere som TED Talks
– Film optaget på forhånd – korte
– PowerPoint – fungerer ikke optimalt virtuelt – vi skal tænke og designe simplificeret – vi er mere budbringere
– Podcast – brug 30. min på at gå en tur mens du lytter til… så ses vi igen klokken …
– Workshop/Teambuilding/opgaveløsning – involvering – gå fra plenum til mindre grupper
– Fagligt og underholdende – vi skal mere i retning af Infotainment – aktivering - Vi skal undgå en-vejs kommunikation så meget det kan lade sig gøre
- Det som deltagerne går fra mødet med skal være unikt ift. den værdi de får af at bruge tid på mødet – skal ikke kunne googles
Valg af formater, som du vil udkomme i er afgørende for din succes. Ofte er et mix mellem forskellige formater under det virtuelle møde en god idé, for at fastholde dine deltageres engagement.
Men formatet skal passe til modtageren, situationen, produktet, budskabet og indlægsholderen for at det bliver en succes.
Vi skal nytænke fra møde til møde og vi skal måske nytænke under mødet. Vi skal overraske og finde nye måder at fortælle historier på.
Anslag under mødet kan være med til at skabe dynamik og ”reklamere” for de næste indlæg.
Der er mange forskellige formater at vælge imellem som f.eks.:
- Indlæg – som f.eks. TED Talks
- Interview
- Panel
- Film/dokumentar
- Podcast
- Animationer m.fl.
I Funky Business tror vi på at det største udbytte, ved et virtuelt møde, opnås ved at mødet planlægges som en del af en kampagne, hvor der fokuseres på kommunikationen før, under og efter og ser mødet som en del af den samlede kampagne.
Udarbejd en samlet kommunikationsplan, kortlæg alle mulige kommunikationskanaler, definer hver enkelt kanals rolle og udarbejd et kanalhierarki for kampagnen. Vidste du i øvrigt at ca. 33% af de deltagende til et virtuelt møde registrerer sig på dagen?
Definer og koordiner CTA’s før, under og efter mødet. Sørg for at I internt er klædt på til at opsamle feedback/leads m.m., f.eks. i en virtuel hub, til brug for relevante afdelinger i din organisation.
Skab spænding og forventninger for at sikre tilmelding, deltagelse på det kommende møde. Anslag er et glimrende værktøj til netop dette. Små klip på ca. 10 sek. Der kort illustrerer hvad de deltagende kan forvente af det kommende møde.
Post møde kommunikation er afgørende for resultatet af dit møde. Med de rigtige call-to-actions fastholdes de deltagendes opmærksomhed også efter mødet, og det er ofte først efter mødet at resultaterne skabes eller aflæses. Analyser og distribuer relevante data opsamlet under det virtuelle møde og i kampagnen i øvrigt til relevante afdelinger i din organisation eller til dine kunder.
Dit indhold er naturligvis afgørende for din succes med det virtuelle møde.
En af de største faldgrupper er, at oversætte indholdet du vil kommunikere 1:1 med det fysiske møde.
Dit indhold bør ikke kun tilpasses til budskab, situation og modtager, men også til den korte tid du har dine modtageres opmærksomhed virtuelt samt det format du vil kommunikere hvert enkelt budskab i.
Du skal bruge nye digitale kommunikations platforme og de skal være stærke kommunikativt og bruges rigtigt og samtidig skal evne at engagere dine deltagere i en grad du sikkert ikke har prøvet før.
Er du ikke skarp fra første sekund, og evner du ikke at holde momentum under hele mødet, mister du dine deltageres opmærksomhed. Det er bare så meget lettere at vælge fra, når du deltager via skærmen.
Vigtigheden af involvering er udtrykt ved det virtuelle møde for at fastholde dine deltageres engagement.
Brug de digitale værktøjer til at få dine deltagere til producere og dele indhold, også de deltagende imellem, ikke kun mellem de deltagende og dig som mødevært.
Stil spørgsmål, og gør det hyppigt. Sørg for at svare løbende og vær beredt på at ændre dit fokus/din præsentation efter de svar du får. Dine deltagere vil føle sig hørt. De vil opleve dit møde mere relevant.
Få dine deltagere til at deltage i forskellige involverende teambuilding aktiviteter som f.eks. billedstafet, walk and talk, Polls, Word clouds, quizzer m.m.
Den rette brug af involvering vil knytte en oplevelse til dine budskaber og derfor optimere dine deltageres evne til at huske relevante budskaber.
Som arrangør af et virtuelt møde skal du være dig bevidst om at skabe og fastholde fællesskabet, da det er sværere at netværke digitalt og du opnår ikke den sporadiske kontakt.
Du bør forsøge at skabe det fysiske spændingsfelt som dine deltagere glipper ved det virtuelle møde – fra de pakker deres taske, rejsen til mødet, de andre deltagere du møder sporadisk i pauser m.m.
Teambuilding og involverende aktiviteter kan være stærke hjælpemidler.
Valg af indlægsholdere betyder meget for det output du får af dit virtuelle møde.
Det er på ingen måde det samme at holde indlæg digitalt som fysisk.
Træning af dine indlægsholdere kan gøre en stor forskel.
Endelig kan dit valg af format som hver enkelt indlægsholdig skal udkomme på være af afgørende betydning. Nogle er fremragende skærmtrolle, nogle egner sig måske bedre til en Podcast, andre ligger stemmer til animationer m.fl.
Dit output bliver sjovt nok aldrig bedre end det du putter ind…men de omgivende faktorer er væsentlige i den virtuelle verden.
Teknik og design er afgørende for brugerens samlede oplevelse af mødet – vil du opnå succes virtuelt skal niveauet af dette overstige det forventede.
Valg af platform er afgørende og der er mange spillere på markedet. Det kan ofte være en god idé at benytte en teknisk partner i forhold til teknik og platform.
Teknik skal understøtte at mødet opleves nyt, anderledes, spændende, let og naturligt og det er af afgørende betydning at dine indlægsholdere ikke begrænses, men understøttes.
Lyd er den væsentligste faktor, men de andre faktorer som f.eks. scenografi, klipning mellem indlæg, valg af platform, valg af formater, animationer m.fl. også vigtige elementer.
Power Point egner sig ikke godt til virtuelle mød
Forankring af kompetencer til afvikling af virtuelle møder i din organisation er første skridt og det er bare at komme i gang, for virtuelle møder har aldrig være så aktuelle som de er nu.
Involver relevante dele af din organisation som f.eks. salg, marketing, kommunikation, Ledelsen, HR m.fl.
Vi er alle rookies i virtuelle møder og vi har stadig mange fejl at begå, men vi lærer alle af vores fejl og det virtuelle format har plads til netop dette.
Udvælg relevante samarbejdspartnere. Prøv mediet af og start i det små. Test, test og test.